Es seguramente el programa de ofimática más empleado en muchas empresas, básicamente por su gran versatilidad y facilidad de manejar todo tipo de cálculos y gráficos.
¿Qué es Microsoft Excel?
Excel es una Hoja de Cálculo desarrollada por Microsoft dentro del paquete de herramientas ofimáticas Office.
Las hojas de cálculo nos permiten trabajar con datos numéricos y de texto en forma de tablas combinando filas y columnas. La unión de una fila y una columna es una celda, donde podremos ingresar nuestros datos o referencias a otras celdas de nuestra hoja.
Con los valores almacenados en las celdas de Excel se pueden realizar cálculos aritméticos sencillos y usar funciones matemáticas de todo tipo.
Así, excel es la herramienta que nos facilita trasladar todo tipo de cálculos que haríamos en papel en digital, con la ventaja de que se puede almacenar, recalcular sus valores, imprimir, hacer gráficos, etc.
¿Para qué sirve hoja Excel?
Ahora que ya sabes qué es una hoja excel, te explicamos para qué sirve este programa informático.
Gracias a la gran evolución de los paquetes de software, este tipo de aplicaciones tienen multitud de funcionalidades muy demandadas por las empresas y el ámbito personal, ya que en la mayoría de veces, es más fácil hacer una pequeña hoja de excel que diseñar un programa a medida.
Y como es conocido en el mundo empresarial,
una hoja excel lo soporta todo.
Veamos las principales utilidades:
- Organizar datos en filas y columnas tipo tabla (datos tabulales)
- Realizar cálculos numéricos básicos
- Aplicar funciones matemáticas (estadística, trigonometría, etc)
- Realización de gráficos a partir de datos
- Crear tablas dinámicas
- Generación de reportes
- Vincular información a sitios web
- Manejar fechas y cálculos
- Creación de calendarios, cronogramas, etc
- Diseño de presupuestos y facturas
- Informes contables
- Procesar texto e insertar imágenes
Características cómo funciona hoja de cálculo Excel
La característica principal de cualquier hoja de cálculo es que su pantalla inicial está compuesta por una matriz o tabla de dos dimensiones, representada por filas y columnas, de forma que su intersección da a lugar a una celda.
En excel, las filas están identificas por números en orden ascendente (arriba a abajo) y las columnas por letras en orden alfabético (izquierda a derecha). De forma, que una celda siempre tendrá una dirección única, formada por la combinación de una letra y un número. Por ejemplo la primera celda que tenemos en pantalla sería la A1.
En cada celda podemos entrar tanto valores numéricos como alfanuméricos. De forma que excel dependiendo del tipo de dato introducido le aplica un formato, así los valores de texto se alinean a la derecha y los valores numéricos a la derecha.
Además de valores numérico y de texto, excel es capaz de identificar también fechas. Veamos un ejemplo:
Al introducir una fecha con el formato dd/mm/aaaa excel le ha aplicado el formato Fecha.
Realización de operaciones aritméticas en Excel
Como toda hoja de cálculo, excel nos permite realizar grandes cálculos, pero principalmente se usa para cálculos aritméticos sencillos.
Los símbolos para las operaciones aritméticas básicas son:
- Suma: (+)
- Resta: (-)
- Multiplicación: (*)
- División: (/)
Para usar este tipo de operaciones, se debe poner en una celda primero el símbolo (=) y luego la operación entre valores directos o combinando con referencias a otras celdas.
Veamos lo explicado con varios ejemplos:
Como hemos comentado anteriormente, a parte de realizar operaciones directas, podemos emplear el cálculo aritmético entre referencias de celdas. De forma que si cambia un valor de una celda, automáticamente se recalcula la operación.
Veamos lo comentado con un ejemplo básico:
Si cambiamos un valor, vemos como automáticamente se recalculan las operaciones que apuntan a esa celda que contiene el valor cambiado.
Fórmulas y funciones en Excel
Con los operadores aritméticos podemos realizar multitud de cálculos, puede ser que en ocasiones se queden cortos. Para ello podemos usar las funciones de Excel las cuales nos permiten realizar operaciones más complejas con nuestros datos.
Existen multitud de funciones o fórmulas de excel tanto para trabajar con valores numéricos como con valores de texto.
Las funciones de excel están agrupadas en varias categorías, pero las principales serían:
- Funciones de búsqueda y referencia: Nos permiten realizar búsquedas de textos en diferentes condiciones.
- Funciones lógicas: Nos permiten realizar condiciones del tipo, SI, Y, etc.
- Funciones de texto: Nos permiten trabajar con textos como CONCATENAR, EXTRAE, etc.
- Funciones de fecha y hora: Nos permiten trabajar con fechas y obtener el AÑO, DIA, etc
- Funciones matemáticas: Realizan cálculos matemáticos, como SIN, COS, ALEATORIO, etc
Por ejemplo, al usar la función SI se nos abre una pantalla de ayuda para introducir los valores.
Para iniciar la función lo podemos hacer de la siguiente forma:
Buscamos la categoría lógica:
Y luego seleccionamos la función SI y Aceptar:
Y se nos abre el formulario de ayuda para introducir una función SI:
Los campos a usar son:
- Prueba_lógica: Condición a cumplir, por ejemplo que una celda sea mayor que >=9.
- Valor_si_verdadero: Que hacer si se cumple la condición. Puede ser indicar un texto, como concatenar otra condición.
- Valor_si_falso: Que hacer si no se cumple la condición. Puede ser indicar un texto, como concatenar otra condición.
Veamos como queda:
=SI(C2>=9;"Igual o superior a 9";"Inferior a 9")
Otra posibilidad, es concatenar varias condiciones SI para tener más opciones:
También podemos ver la fórmula situándonos con el cursor encima de la celda:
En este caso, hemos encadenado varias funciones SI, para verificar qué calificación le corresponde a la nota de la columna C.
La fórmula empleada sería:
=SI(C2>=9;"Sobresaliente";SI(C2>=7;"Notable";SI(C2>=6;"Bien";SI(C2>=5;"Suficiente";"Suspenso"))))
Gráficos en Microsoft Exel
Seguramente los gráficos de excel son uno de los motivos porque se usa más.
De una forma muy fácil, el aplicativo es capaz de generar multitud de gráficos dinámicos de los datos que están en una hoja excel.
Por ejemplo, podemos tener la clásica gráfica de ventas de una empresa y así de un vistazo ver qué producto se vende más, o en que zona, etc.
Hoy en día los datos suelen estar en una ERP, pero existen multitud de exportaciones a excel con lo que puedes aplciar el gráfico que quieras.
Para usar los gráficos de excel, es tan simple como ir a la pestaña Insertar > Gráficos
Los principales tipos de gráficos que excel tiene a nuestra disponibilidad son:
- Columnas
- Líneas
- Circular
- Barras
- Áreas
Veamos un pequeño ejemplo:
Simplemente seleccionando el rango de datos que nos interesa y luego en la barra de herramientas el gráfico de barras, nos propone una gráfica. A partir de aquí puedes modificar estilos o de qué forma muestras los datos.
Es una herramienta visual que facilita mucho la interpretación de información de datos y perfecto para imprimir todo tipo de informes.
Versiones de Excel
Quien lleva tiempo trabajando con esta fantástica hoja de cálculo, sabrá que ha habido multitud de versiones. Y con cada una de ellas, el programa ha ido evolucionando añadiendo nuevas funcionalidades y mejoras.
Aunque microsoft excel se lanzó por primera vez en el 1985, las más relevantes ha sido:
- Excel 95
- Excel 97
- Excel 2000
- Excel 2003
- Excel 2007
- Excel 2010
- Excel 2013
- Excel 2016
- Excel 2019
Historia y origen de Excel
A principios de los años 80 Microsoft saca al mercado su producto Multiplan para hacer la competencia a VisiCalc y Lotus 1-2-3 (este último el más extendido).
En el año 1985 Microsoft decide dejar a un lado su producto Multiplan y empieza a trabajar en su primera versión de Excel para hacer competencia directa a Lotus 1-2-3.
La primera versión de excel aunque parezca mentira fue para Macintosh, y no fue hasta el 1987 que sacó la versión para Windows Excel 2.0. En ese momento fue cuando Excel empezó a comer terreno a Lotus 1-2-3 hasta ahora que es seguramente la hoja de cálculo más popular y usada.
¿Por qué aprender Excel?
Excel es una fantástica herramienta muy usada en el mundo laboral, ya que nos facilita de forma fácil y autónoma multitud de procesos administrativos.
La capacidad de Excel y sus múltiples funcionalidades la hacen una super herramienta ya que es muy versátil. Así por ejemplo se puede usar para:
- Contabilidad
- Inventarios
- Estocs
- Búsqueda de información
- Gráficos
- Manejar gran cantidad de datos
- Comparar información
- Creación de reportes
- Conectar y extraer datos de fuentes externas
Por ese motivo y sin importar tu profesión, es seguro que en algún momento tendrás o te irá bien usar Microsoft Excel.
En estos momentos, aunque sea con conocimientos mínimos es una de las habilidades necesarias para el ámbito laboral.
Así que, ya sabes que es Excel y si no la sabes usar ya estás tardando.